Presentatie voorbereiden zonder alles uit je hoofd te leren: zo pak je het aan

Volgende week moet je een presentatie geven. Je opent PowerPoint, zet alle informatie op een rij en begint aan een tekst die precies moet kloppen. Daarna oefen je je verhaal. Eén keer, nog een keer en vervolgens opnieuw omdat je een zin vergat.

Hoe meer je oefent, hoe belangrijker die perfecte versie van je verhaal lijkt te worden. Je bent goed voorbereid, maar misschien ook bang geworden om ervan af te wijken.

Een goede voorbereiding begint bij wat je publiek wil weten. Bepaal wat je wilt vertellen en hoe je dat begrijpelijk uitlegt. Daar heb je niet voor iedere zin een vaste formulering bij nodig.

Wat wil je publiek weten?

Stel dat je als projectleider een nieuw systeem presenteert aan de directie. Jij vertelt gemakkelijk een uur over technische keuzes en de ontwikkeling ervan. Maar de directie wil waarschijnlijk weten wat het oplevert, welke risico’s er zijn en wanneer het systeem klaar is.

Als je begint met alles wat jij weet, maak je het jezelf onnodig moeilijk. Je probeert dan steeds meer informatie in een beperkte tijd te proppen. Bovendien kan je publiek afhaken als de belangrijkste boodschap te lang uitblijft.

Begin liever met de vraag: wat willen deze mensen na afloop begrijpen of besluiten? Vraag jezelf vervolgens af wat je daarvoor minimaal moet uitleggen. Daarmee breng je meteen focus in je boodschap.

Pieter Frijters, grondlegger van de MindTuning®-methode, stelt bij het voorbereiden van een presentatie twee eenvoudige vragen centraal: wat wil ik vertellen en wat wil mijn publiek van mij weten? Met de antwoorden op die vragen bepaal je wat er in je presentatie thuishoort.

Kies één boodschap die blijft hangen

Misschien moet je in twintig minuten een reorganisatie, een nieuw product of de resultaten van een kwartaal toelichten. Dan kun je onmogelijk alles kwijt wat je erover weet. Dat hoeft ook niet.

Stel jezelf de vraag wat de luisteraars morgen nog moeten weten. Bijvoorbeeld: ‘We kiezen voor dit systeem omdat het onze klanten sneller helpt.’ Die zin wordt de rode draad. Alles wat je vertelt, helpt om die boodschap te begrijpen.

Als je weet welke conclusie je wilt overbrengen, kun je ook de belangrijkste risico’s en bezwaren een duidelijke plek geven. Leg uit hoe je die hebt meegewogen.

Zet de volgorde op papier

Voor veel zakelijke presentaties werkt een eenvoudige structuur. Je begint met de aanleiding: waarom zitten we hier? Daarna leg je uit wat je hebt ontdekt of voorstelt. Je sluit af met wat dit voor je publiek betekent en welke vervolgstap nodig is.

Schrijf die onderdelen op als korte steekwoorden. Bijvoorbeeld: huidige situatie, grootste knelpunt, voorstel, gevolgen en besluit. Zo weet je welke onderwerpen aan bod moeten komen, zonder vast te zitten aan zinnen die precies hetzelfde moeten klinken als tijdens het oefenen.

Houd bij een ingewikkelde berekening of juridische formulering de precieze tekst bij de hand. Cijfers en afspraken moeten kloppen. De uitleg eromheen geef je in je eigen woorden.

Wat doe je met PowerPoint?

Als je hele alinea’s op je slides zet, ga je die al snel voorlezen. Je publiek leest mee en heeft minder aandacht voor wat je vertelt.

Vraag per slide wat het publiek echt moet zien. Een grafiek kan soms meer verduidelijken dan vijf zinnen. Een foto kan een situatie herkenbaar maken. En bij een belangrijke conclusie kan één duidelijke regel voldoende zijn.

Maak je slides niet als geheugensteun voor iedere zin. Gebruik liever aparte aantekeningen met enkele steekwoorden. Zo geef je je publiek minder aanleiding om tijdens jouw uitleg hele tekstblokken te lezen.

Denk ook aan de volgorde van informatie. Wanneer een grafiek veel details bevat, geef je publiek eerst even de tijd om ernaar te kijken. Leg daarna uit wat belangrijk is. Dat leest en luistert prettiger dan wanneer je meteen begint te praten terwijl iedereen nog de cijfers probeert te begrijpen.

Hoe vaak moet je oefenen?

Dat hangt af van het doel en de omstandigheden. Een presentatie van vijf minuten over je dagelijkse werk vraagt minder voorbereiding dan een belangrijke aandeelhoudersbijeenkomst met precieze cijfers of een toespraak die op de seconde moet eindigen.

Oefen vooral om te ontdekken of je uitleg helder is en of je binnen de tijd blijft. Vraag iemand die minder van het onderwerp weet om te luisteren. Waar haakt diegene af? Welke term moet je uitleggen? Welke vraag blijft onbeantwoord?

Dat is nuttige feedback.

Een handige proef is om hetzelfde onderwerp twee keer op een andere manier uit te leggen. Leg het eerst in twee minuten uit aan een collega en daarna in vijf minuten aan iemand die weinig voorkennis heeft. Als je de kern in beide gevallen kunt vertellen, ben je minder afhankelijk van een ingestudeerde tekst.

Wat als je iets vergeet?

Veel mensen zijn vooral bang dat ze de draad verliezen. Maar bedenk dat het publiek je uitgeschreven tekst niet kent. Een voorbeeld dat je vergeet, is voor anderen meestal geen zichtbaar gemis.

Neem gerust een korte pauze en ga terug naar de hoofdlijn. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Wat dit voor ons betekent, is…’ of ‘Het belangrijkste punt is…’. Zo pak je de inhoud op zonder dat je eerst een perfecte overgang zoekt.

Hetzelfde geldt voor een vraag uit de zaal. Die hoeft je verhaal niet te verstoren. Misschien maakt iemand met zijn vraag juist duidelijk welk onderdeel nog niet goed is uitgelegd. Geef antwoord, vat kort samen en ga verder met je belangrijkste punt.

Raak je de draad vaak kwijt zodra iedereen naar je kijkt? Lees waarom je tijdens een presentatie blokkeert en wat je dan kunt doen.

Houd contact met je publiek

Tijdens je presentatie merk je of mensen je volgen. Let op reacties, laat af en toe een stilte vallen en durf een voorbeeld aan te passen als je merkt dat het niet aankomt.

Je hoeft daarbij niet elke blik of beweging te verklaren. Blijf bij je onderwerp en vraag gerust of je uitleg duidelijk is.

Als je loskomt van je uitgeschreven tekst, kun je gemakkelijker op een vraag ingaan of een ander voorbeeld kiezen.

Wil je leren hoe je dit in de praktijk doet? De training Spreken in het Openbaar van Spreek.nl draait om veel oefenen, directe feedback en met minder voorbereiding overtuigender presenteren.

Je hoeft niet perfect te presenteren

Professioneel spreken betekent niet dat iedere zin vlekkeloos moet klinken. Een vraag uit de zaal laat zien waar je uitleg nodig is. Daarop ingaan en je verhaal in andere woorden toelichten, maakt je boodschap sterker.

Begin de volgende keer anders als je een presentatie voorbereidt. Zet je belangrijkste boodschap op papier, bedenk wat het publiek wil weten en maak een overzicht van de onderwerpen. Bereid de feiten goed voor. Geef jezelf vervolgens de ruimte om het verhaal in je eigen woorden te vertellen.

Heb je daarbij vooral last van zenuwen of de angst om dicht te klappen? Lees ook het artikel over zelfverzekerd overkomen tijdens een presentatie.

Je kent je onderwerp. Vertrouw erop dat je er ook zonder uitgeschreven tekst over kunt vertellen.